Comment organiser le déménagement de votre entreprise ?

déménagement de bureaux

Publié le : 13 janvier 20225 mins de lecture

La vie d’une entreprise est faite de constants rebondissements. Celle-ci peut, par exemple, être amenée à investir de nouveaux locaux pour diverses raisons (restructuration, rapprochement avec d’autres sociétés, augmentation de la production, etc.). Un tel déménagement ne doit surtout pas être pris à la légère. Il nécessitera en effet une organisation solide afin de ne pas peser trop lourdement sur l’activité. Voici quelques conseils pour vous y aider !

Définir une date

Avant même de songer à contacter une société de déménagement, il est préférable d’élaborer un planning des opérations. Celui-ci sera construit de manière à respecter la date du déménagement de bureaux que vous aurez préalablement définie. Dans l’idéal, efforcez-vous de choisir une période de faible activité pour réaliser cette opération. Ainsi, si vous commercialisez des équipements pour la pratique du ski, vous éviterez de procéder au changement de locaux durant la saison hivernale. D’autres dirigeants privilégient également les week-ends. Si vous ne parveniez pas à trouver de créneau satisfaisant, vous pouvez peut-être miser sur le travail à distance afin de ne pas pénaliser le fonctionnement de l’entreprise lors du transfert de bureaux. Ce dernier conseil ne reste bien entendu valable que pour les collaborateurs dont l’activité est compatible avec le télétravail.

Communiquez !

Organiser un déménagement de manière efficace passe nécessairement par une phase intense de communication. Vous devrez face à plusieurs interlocuteurs différents. Tout d’abord, vous informerez le bailleur actuel de votre intention de quitter les lieux. Attention à bien respecter les délais prévus par le législateur dans ce cas de figure, sous peine de vous exposer à des sanctions financières et à des pénalités. Ensuite viendra le tour des collaborateurs. Ces derniers ne devront jamais se sentir pris au piège, c’est pourquoi vous devez jouer le jeu de la transparence maximale. Communiquez sur tous les aspects de ce projet (processus de déménagement, période de déménagement, fonctionnement des nouveaux locaux, etc.). Répondez à toutes les interrogations et efforcez-vous de satisfaire les demandes. Pour vous aider dans cette tâche et faciliter les échanges, impliquez également les membres du CSE (comité social et économique). Enfin, même si cela semble évident, vous n’oublierez pas de communiquer à vos clients et fournisseurs la nouvelle adresse de l’entreprise !

Organisez le nouvel espace

Prendre possession de nouveaux locaux ne s’improvise pas lorsque l’on gère une entreprise. Une fois le transfert effectué, la reprise de l’activité doit en effet se faire le plus vite possible afin de ne pas affecter négativement les résultats. Pour favoriser un déménagement rapide, anticipez ! Ce moment doit également être utilisé pour repenser le fonctionnement interne de l’entreprise. Il n’est donc pas impensable d’organiser de manière différente la nouvelle structure par rapport aux anciens locaux. N’hésitez pas non plus à revoir totalement la décoration si vous le souhaitez ! Enfin, profitez de cette occasion pour satisfaire au mieux le personnel. Par exemple, il n’est pas interdit de remplacer l’ancien mobilier par une version plus moderne ou par des modèles ergonomiques. Montrez-vous à l’écoute de vos collaborateurs pour en savoir plus. Si l’inspiration venait à vous manquer pour optimiser ce nouvel espace, vous pouvez aussi faire appel à un cabinet d’architecte d’intérieur.

Faites du tri

Plus les années passent et plus les choses s’entassent ! Dans ce domaine, le monde de l’entreprise ne fait pas figure d’exception. Avec les temps, les salariés ont accumulé un nombre important d’objets divers, de documents ou encore d’outillage. Pourtant, certains d’entre eux sont devenus désormais inutiles. Avouez qu’il serait terriblement contre-productif de les transporter dans des cartons de déménagement vers les nouveaux locaux ! Les mois précédents le déménagement, faites du tri ! Si jamais vous disposez de mobilier trop ancien ou de matériel informatique, évitez de les envoyer à la déchetterie. Préférez leur donner une seconde vie en les proposant à vos propres salariés ou à des associations. Vous ferez des heureux, vous verrez !

Trouvez une entreprise de déménagement

Une opération d’une telle ampleur doit forcément être confiée à des déménageurs professionnels. Elle exigera également un certain budget. Pour tenter de réduire le montant de la facture, il est conseillé de choisir avec soin l’équipe de déménageurs qui vous accompagnera. Dressez la liste de tous les professionnels de la région et contactez-les afin de présenter votre projet. Si vous parvenez à susciter leur intérêt, demandez-leur de vous fournir en retour un devis détaillé. Vous disposerez ainsi de tous les éléments pour comparer chaque prestation et retenir celle qui vous semblera la plus favorable.

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